Im Krankenhaus und in der Altenpflege trifft man vielerorts auf „Grüne Damen und Herren“, die unentgeltlich Besuchsdienste übernehmen. Auch in Tafeln, Kleiderkammern, Hospizen oder der Jugendhilfe sind ehrenamtliche Helferinnen und
Helfer sehr präsent. Hier wie in vielen anderen Bereichen ist ihre Unterstützung von unschätzbarem Wert.

Dabei sind sie im Rahmen ihrer Tätigkeit in Einrichtungen der Wohlfahrtspflege automatisch gegen Unfallrisiken versichert – vor Ort wie auch auf den erforderlichen Wegen. Entsprechend wichtig ist es für die BGW als gesetzliche Unfallversicherung,
Informationen zur Zahl der Ehrenamtlichen zu erhalten. Die BGW Mitgliedseinrichtungen müssen daher eine Meldung abgeben – festgelegt ist das in der Satzung der BGW.

Meldeverfahren hat sich geändert

Bisher erfolgte die Meldung ehrenamtlich oder unentgeltlich tätiger Personen jährlich mit dem Entgeltnachweis – also immer dann, wenn sowieso Daten zur Zahl der Beschäftigten und zu deren Lohnsummen gemeldet werden mussten. Doch nach einer zweijährigen Übergangsphase wurde nun das bisherige Meldeverfahren durch ein neues, rein digitales Verfahren abgelöst. Dieser „digitale Lohnnachweis“ wird im gesamten Bereich der gesetzlichen Unfallversicherung eingesetzt – nicht nur bei der BGW. Von ihm werden ehrenamtlich oder unentgeltlich tätige Personen grundsätzlich nicht erfasst.

Deshalb erweitert die BGW die Online- Services auf ihrer Website, die jetzt „Meine BGW“ heißen: Als neues Modul wird ein einfaches Erfassungstool zur Verfügung gestellt, mit dem die zusätzliche Meldung schnell, unkompliziert und ohne Portokosten möglich ist.

Regulärer Termin für die Meldung der ehrenamtlich Engagierten ist der 16. Februar. Angesichts des neuen Verfahrens wird die Meldefrist in diesem Jahr ausnahmsweise bis zum 10. März ausgedehnt.

Die zur Meldung verpflichteten Unternehmen werden jährlich per Post auf ihre Meldepflicht aufmerksam gemacht.

Neue Serviceangebote für Unternehmen unter „Meine BGW“

Schon bisher konnten registrierte Nutzerinnen und Nutzer auf www.bgw-online.de zum Beispiel ihr Unternehmen anmelden, Seminare buchen, einen Arbeitsunfall melden oder mithilfe entsprechender Online- Instrumente Gefährdungsbeurteilungendurchführen.

Ab sofort werden unter „Meine BGW“ zusätzlich spezielle Dienste rund um die Mitgliedschaft bei der BGW bereitgestellt. Neben der Meldung der Ehrenamtlichen in der Wohlfahrtspflege können alle Mitgliedsunternehmen insbesondere Daten rund um den digitalen Lohnnachweis einsehen – Stammdatenabrufe ebenso wie bereits eingereichte Lohnnachweise. Im Laufe des nächsten Jahres werden weitere Serviceangebote für Unternehmen unter „Meine BGW“ ergänzt.

Registrierung und Freischaltcode

Und was müssen Einrichtungen der Wohlfahrtspflege jetzt tun? Über das genaue Vorgehen informiert das bereits erwähnte Schreiben der BGW alle betroffenen Unternehmen. Es sollte Anfang Februar überall eingehen. In der Regel wird danach miteinem zweiten Schreiben der jeweilige Freischaltcode mitgeteilt, der den Zugriff auf das Erfassungstool für Ehrenamtliche ermöglicht. Dieser Code ist vom Unternehmer beziehungsweise von der Unternehmerin selbst zu nutzen. Sollen weitere StellenZugriff erhalten, müssen diese – zum Beispiel die Steuerberatung – eigenständig einen Freischaltcode anfordern.

Wichtig: Vor der Freischaltung für die speziellen Unternehmensservices muss man sich zur Nutzung von „Meine BGW“ immer erst auf www.bgw-online.de registrieren („Login“). Dann kann unter dem Reiter „Ihre Profildaten“ der Freischaltcode eingegeben
oder ein Code angefordert werden.

Unternehmen aus anderen Branchen, die noch kein Schreiben der BGW mit ihrem Freischaltcode erhalten haben, aber schon die neuen Services nutzen möchten, können auf die gleiche Weise ihren Code anfordern. Auch sie müssen im Übrigen einen aktuellen Termin beachten: Denn bis zum 16. Februar 2019 ist von allen Unternehmen mit Beschäftigten der digitale Lohnnachweis einzureichen.

KURZ GEFASST: Was jetzt zu tun ist

Was: Meldung Ehrenamtlicher für das Meldejahr 2018
Bis wann: regulär bis 16. Februar (gemäß Satzung der BGW) – Achtung:
Aufgrund des neuen Verfahrens ist diesmal eine Meldung bis 10. März 2019
ausreichend!
Das ist zu tun: Unabhängig vom digitalen Lohnnachweis (siehe 1.)
muss die Zahl der ehrenamtlich Tätigen gemeldet werden
So geht es:

•  auf www.bgw-online.de registrieren

•  unter „Ihre Profildaten“ Freischaltcode eingeben, der dem Unternehmen per Post von der BGW zugesandt wurde

• Unternehmensservices unter „Meine BGW“ öffnen und dort die Zahl der ehrenamtlich oder unentgeltlich Tätigen melden

Weitere Informationen sowie Kontaktangaben für Rückfragen:
www.bgw-online.de/anzahl-ehrenamt